Caler la date d'une réunion ou d'un événement peut, selon le nombre de participant, tourner au casse-tête et à l'avalanche de mails et de coup de téléphone. Peut-être avez-vous d'ailleurs déjà reçu une invitation Doodle pour donner vos disponibilités.

Il existe en effet sur Internet plusieurs outils de planification simples, dont le plus courant est ...

Inutile de refaire ce qui est déjà très bien fait : un excellent tutoriel est disponible sur Astuces TIC en bibli.

Sauf à diffuser un document sur lequel l'interlocuteur est supposé intervenir, on envoie encore trop souvent par mail à des tiers des fichiers (Word ou autres), entièrement modifiables (comptes rendus, formulaires, etc), alors qu'il serait plus sage de les convertir en PDF.

Le PDF, pour Portable document format, est un format ouvert et normalisé. Il permet de créer, à partir de toute sorte de fichier (texte, tableur, images), un document dont la mise en forme est préservée, lisible par tous (Windows, Mac, Linux ou autre) et sur tous les terminaux de lecture (ordinateur, tablette, smartphone) équipés d'un visualiseur de PDF (gratuit et hyper répandu). Un fichier PDF est par ailleurs moins facilement modifiable qu'un simple fichier Word ou Excel.

Faire un PDF, c'est simple et rapide.

Dans un mail, sur un support de communication, il est toujours compliqué de communiquer une adresse web (URL) à rallonge : c'est (parfois) très long, peu esthétique et l'hyperlien risque de casser, laissant certains destinataires impuissants.