Sauf à diffuser un document sur lequel l'interlocuteur est supposé intervenir, on envoie encore trop souvent par mail à des tiers des fichiers (Word ou autres), entièrement modifiables (comptes rendus, formulaires, etc), alors qu'il serait plus sage de les convertir en PDF.

Le PDF, pour Portable document format, est un format ouvert et normalisé. Il permet de créer, à partir de toute sorte de fichier (texte, tableur, images), un document dont la mise en forme est préservée, lisible par tous (Windows, Mac, Linux ou autre) et sur tous les terminaux de lecture (ordinateur, tablette, smartphone) équipés d'un visualiseur de PDF (gratuit et hyper répandu). Un fichier PDF est par ailleurs moins facilement modifiable qu'un simple fichier Word ou Excel.

Faire un PDF, c'est simple et rapide.

Dans un mail, sur un support de communication, il est toujours compliqué de communiquer une adresse web (URL) à rallonge : c'est (parfois) très long, peu esthétique et l'hyperlien risque de casser, laissant certains destinataires impuissants.

Quiconque inventorie des affiches ou autres supports de communication s'est sans doute déjà retrouvé confronté à un problème : dater un document sur lequel figure un jour, un mois... mais point d'année. Signature, style, sujet ou contexte permettent de réduire la fourchette temporelle...

On trouve sur Internet des calendriers perpétuels, disponibles en ligne (actu63.free.fr) ou téléchargeables (JMBerthier.com), qui facilitent la datation.